בבית המשותף כל רוכש הוא הבעלים היחידי של יחידת האוויר בתוך תחום תת החלקה אותה רכש ('הדירה'), וכל החובות והזכויות בתוך תחום זה שייכות לו. מחוץ לתחום הדירה ישנם חלקים נוספים שבלעדיהם אף דירה לא יכולה להתקיים בבניין – אלו הם החלקים המשותפים לכלל הרוכשים/הדיירים בבניין, לדוגמא: קירות חיצוניים, מרפסות, גג, גינה, חדר מדרגות ומעלית בבניינים גבוהים. רכוש זה הינו רכוש משותף לכלל דיירי הבניין והחובות והזכויות עליו משתנות בין מדינה למדינה ואפילו בין בניין לבניין. לבעלים אתגר לא פשוט לעבוד בשיתוף פעולה עם אינטרס משותף, לתפעל ולתחזק את הרכוש המשותף, בכדי לאפשר אורח חיים טוב בתוך הבניין ולשמור על ערך הדירות. בתים משותפים נועדו לשלב את היתרונות של נכס בבעלות פרטית עם יתרונות כלכליים של חיים שיתופיים.

השיטה הנפוצה להגדרת בית משותף מתבצעת לרוב באמצעות שלושה מסמכים פשוטים: (1) הצהרה, (2) תקנון, (3) שטר דירה בודד.

ההצהרה היא הכלי הבסיסי שבאמצעותו בעלי הנכסים מחויבים לתוכנית משותפת. מסמך זה ייחתם על ידי בעלי הקרקע, העדים, ואף יתומלל ויוקלט. ההצהרה צריכה להכיל תיאור משפטי של הנכס כולו, תיאור של הדירות כל אחת בנפרד והמתקנים השייכים לה (הצמדות), תיאור הקרקע, ותיאור שטחים המשותפים לכלל הדיירים בבניין. בנוסף בהצהרה צריכה להיות התחייבות למילוי נציגות זמנית, שיטת חלוקת ההוצאות בין הבעלים בניהול ואחזקת הבניין, אחוז ההצבעה המוקצה לכל דירה ופרטים נוספים שיקבעו את החובות והזכויות של בעלי הדירות בבניין.

התקנון מגדיר את כללי התפעול של הבניין ושל הנציגות הנבחרת, כלומר מסמך זה אמור לספק הסבר לעניינים כגון: בחירה של נציגות הדיירים, שיטה מוסכמת לכינוס אסיפה וכללים למתן הודעה על כך, הסדרת השטחים המשותפים ואת דרך בה יתבצע ניהול ואחזקת בתים משותפים

שטר דירה בודד צריך להתייחס ולהיות תואם להצהרה (שכבר נרשמה והוקלטה), כולל הספר, הדף ותאריך ההקלטה. השטר צריך להכיל תיאור מדויק של הקרקע ושל הדירה הספציפית, ואת כל מה שכלול בהצהרה ומתייחס לדירה כגון הגבלות, תקנות וכמובן צריך לעמוד בדרישות המקומיות. אם ההצהרה, התקנון והשטר הבודד מנוסחים כראוי, שלושתם יחד יכילו תיאור מדויק של הנכס לרבות בעלויות, התחייבויות, חובות של כל הצדדים וכל הנוגע לניהול ואחזקה של הבניין.

המוסדות הקיימים בבית המשותף הם הדיירים, נציגות הדיירים וספקי שירות

הדיירים: בעל דירה, שוכר או משכיר, המרכיבים את האוכלוסייה אשר חיה ופעילה בבניין. לקבוצה זו ישנן הזכויות להצביע באסיפות כלליות (למשל בחירת נציגות הבניין), להעלות סוגיות לסדר היום של נציגות הבניין ולהשתמש ברכוש המשותף. על הדיירים חלה חובה לעמוד בכל החלטה שמתקבלת ע"י נציגות הבניין, לכבד ולשמור על הרכוש המשותף ולשלם את התשלום הנדרש ע"פ הנחיית ההצהרה על ניהול אחזקת בניין וניהול הבית.

נציגות הדיירים הם הנבחרים ע"י הדיירים בצורה דמוקרטית וכפי שקבוע בהצהרה בכדי לנהל ולתפעל את הבניין במהלך היום-יומי, לדאוג שהחשבונות השונים משולמים (כגון מים וחשמל משותפים), לעקוב אחר בדיקות תקופתיות שצריכות להתבצע (כמו ביקורת מהנדס מעליות), לכנס אסיפות כלליות כפי שנקבע בהצהרה, לוודא שגביית מיסי הבניין מתבצעת מהדיירים ועוד משימות שקשורות בניהול ואחזקת הבניין. לנציגות הדיירים זכויות בחשבון הבנק של הבניין, בקבלת החלטות בשם הדיירים כולם (למשל חתימה על הצעת מחיר של ספק מסוים), הפעלת עו"ד במידת הצורך וכל דבר אשר נחוץ במסגרת החוק המקומי, בכדי לתפעל את הבניין ולשמור על אורך חיים תקין לכלל הדיירים בו.

ספקי שירות לבניין. חברת אחזקה, אינסטלטור, חשמלאי, מנעולן, ביטוח ועוד, הינם גורמים מקצועיים אשר מופעלים ע"י נציגות הדיירים, בכדי לבצע את עבודות התחזוקה אשר דורשות מקצועיות ספציפית או כעזרה לפעילות הועד. ספקי השרות מופעלים אך ורק ע"י הנציגות וללא אפשרות נוספת, כלומר רק במידה ונציגות הבניין הזמינה עבודה – ספק השירות יוכל לחייב את מוסד הבית המשותף. בכדי להבין טוב יותר את המוסדות ניתן להקבילם למוסדות במדינת ישראל: אוכלוסיה = דיירים, נציגות = כנסת, ממשלה = ספקי שירות. האוכלוסיה בוחרת את נציגיה לכנסת בכדי שיחוקקו חוקים התואמים את צורכיהם, הכנסת מפעילה את הממשלה בכדי ליישם ולאכוף את החוקים אותה היא חוקקה וכך גם פועל המנגנון בבית המשותף.