בחירת חברת ניהול נכסים לבית המשותף – מה חשוב לבדוק?

מאת אייל לביא

הרבה מים זרמו בירקון מאז סרט הפולחן "הקרב על הוועד" בכיכובם של "הגשש החיוור". ספק אם היום יש הרבה מתנדבים בקרב הדיירים המוכנים להיות בתפקיד ראש ועד הבית. זהו תפקיד לא פשוט וכפוי טובה שרובנו מנסים להתחמק ממנו. האמיצים והאכפתיים מביננו מתנדבים ומתמודדים עם העוולות (טיפול בתקלות, ניקוי חדר המדרגות, גינון, התמודדות עם סרבני תשלום וכו') למען כולם. חוסר הרצון מצד הדיירים לבצע את המטלה של ניהול הוועד, מחריף במיוחד בבנייני רבי קומות בהם כל נושא הניהול והאחזקה של המבנה הופך להיות מורכב יותר ודורש כמעט משרה מלאה.

לאור זאת, אין זה מפתיע כי בשנים האחרונות מחליטים הדיירים לפנות לחברת ניהול ואחזקת נכסים ולהפקיד בידיהם את הטיפול בתחזוקה השוטפת של הבניין. אין מדובר רק בבנייני יוקרה אלא מגמה שהולכת ומתחזקת – במקום שהדיירים ישלמו לוועד הבית וידאגו לניהול הנכס בעצמם, הם משלמים לחברה חיצונית וזו מתחייבת לדאוג לכל ולחסוך לדיירים את "כאב הראש" ובעיקר לניהול מסודר ומקצועי (ברוב המקרים) של הבניין.

נכון להיום, אין הסדרה לענף ולא מוגדרים בחוק קריטריונים המחייבים חברות אלו. כתוצאה מכך, טבעי שיצוצו בעיות תקשורת בין הדיירים לחברות הניהול. במקרה הקל, הדיירים יגלו פער בין ציפיותיהם למה שהם מקבלים בפועל מהחברה. כבר היו מקרים שדיירים נפלו קורבן לתרגיל עוקץ וחברות ניהול ואחזקת מבנים נעלמו כלא היו לאחר שגבו מקבוצות דיירים סכום מכובד מראש והותירו את הבניינים שהתחייבו לנהל עם חובות של אלפי שקלים לאנשי מקצוע, נותני שירות וספקים.

בניית תוכנית אחזקה

כדי לבחור חברת ניהול ואחזקת נכסים מתאימה חשוב קודם כל לדעת מהם הצרכים הנדרשים. לשם כך כדאי לשכור את שירותיו של מומחה\יועץ אחזקה שילווה את התהליך. מומחה יוכל לבצע מיפוי מקצועי ומדויק של צרכי הבניין בהתאם למרכיבי התפעול השונים, למשל, תדירות ניקיון, תחזקת גינה, דרישות אבטחה (במידה ויש), טיפול במעליות ועוד. רשימת צרכים זו מאפשרת להבין מה המצב של הבניין באותה נקודת זמן וכן לאתר חברת נכסים המתאימה לטיפול בהיבטים השונים בצורה הטובה ביותר.

לעשות סקר שוק

מפרט הצרכים הוא למעשה "רשימת הקניות" שמאפשרת לקבל הצעות מהחברות השונות. כדי לבחור את החברה המתאימה יש לבדוק כי היא מותאמת לסוג הבניין שלכם. למשל, חברת ניהול ואחזקת מבנים שמנהלת בנייני מגורים ישנים בני 4 קומות עם מעלית אחת, לא בטוח תנהל באותה מקצועיות בניין בן 30 קומות עם 3 מעליות, חניון תת קרקעי ומערכות הגנה ואבטחה חדישות.

 שיטת התשלום המתאימה

קיימות מספר שיטות תשלום מקובלות וכדאי לחשוב מראש מהו אופן התשלום המתאים לדיירים. 

שיטות התשלום הנהוגות הן:

1. סכום קבוע – שיטה זו ("הכל כלול") נקבע סכום קבוע עבור כל שירותי החברה. לכאורה שיטה זו מעודדת את החברה לספק סל שירותים, תוך שמירה על יעילות ובוודאות גבוהה לדיירים. ככל שמדובר בשירותי תחזוקה בסיסיים של ניקיון, גינון או פעולות אחרות הנקבעות על פי מפרט קבוע אין בשיטה זו בעיה, אולם אם נכללים בשיטה זו גם תחזוקה של מערכות שונות, עלולה החברה לחסוך בשירותים אלו, שאינם ניכרים לעיני הדיירים באופן שוטף, או להיקלע לגרעונות היכולים להביא לפשיטת רגל. 
2. הוצאות + אחוזים – בשיטה זו משולמות לחברה כל ההוצאות השוטפות – הן התחזוקה הבסיסית והן תחזוקת כל המערכות, ועליהן מתווספים דמי הניהול המחושבים כאחוז מתוך ההוצאות. הבעיה המרכזית בשיטה זו נובעת מכך שלחברה יש אינטרס להגדיל את הוצאות התחזוקה שכן חיסכון כזה יקטין את דמי הניהול שהיא מקבלת. (*)
3.  הוצאות + סכום קבוע – שיטה זו שונה מהשיטה הקודמת בכך שהתשלום לחברה כדמי ניהול אינו קשור בהוצאות השוטפות אלא נקבע כסכום קבוע, כך שאין לחברה אינטרס להגדיל את הוצאותיה. 

המנהל המקצועי בשטח

בסופו של דבר ביום-יום תעבדו מול מנהל מקצועי הנמצא בשטח והוא הקשר הישיר והשוטף לכל בעיה או תקלה. חשוב להכיר ולדעת מראש מי יהיה אותו גורם, מה רמת הזמינות החברה ורצוי גם לנסות ליצור קשר ולבדוק כמה זמן לוקח לקבל מענה. מדובר במידע חשוב אשר יקל מאוד על העבודה השוטפת במיוחד בתקלות דחופות הדורשות מענה מהיר ומיידי. 

מעקב שוטף אחר הביצוע והתפעול

בניינים כיום מצוידים במערכות מתקדמות כגון אבטחה, השקיה, מעליות לגובה רב ועוד ולכן דאגו לברר מראש האם נעשות ביקורות לאותן מערכות, כל כמה זמן ובאיזו יעילות (אתם לא רוצים לגלות בזמן אמת שהמערכות לא תקינות). אמנם חשוב לתקן תקלות נקודתיות הדורשות מענה ישיר (מנורה שרופה, צינור דולף וכו') אך בסופו של דבר חשוב גם התחזוקה לטווח הארוך, אשר תמנע הוצאות ענק, ותמנע פגיעה אפשרית בחיי אדם. 

נקודה חשובה נוספת בהקשר זה היא השקיפות. חברת ניהול ואחזקת מבנים איכותית תדאג לדווח לכם על כל פעולה, קטנה כגדולה. אם הם מקצועיים ואמינים, אין להם מה להסתיר.

ניסיון קודם

כמו בבחירת כל ספק או נותן שירות, חשוב לדעת מהו הניסיון הקודם של אותה חברה. בקשו לדבר עם דיירים בבניינים קיימים ולקבל מהם חוות דעת על התרשמותם. כדאי לבדוק האם היו בעבר תביעות או סכסוכים בין הדיירים לחברת הניהול. 

האם יש את הביטוחים המתאימים?

גם נושא הביטוח חשוב מאוד. מה בדיוק הוא מכסה? עד לאן מגיעה האחריות המקצועית של החברה? מי אחראי לעובדים שמעסיקה החברה? האם הם יכולים לתבוע אתכם? הימנעו מהוצאות מיותרות שלא הוגדרו מראש ובררו אודות הביטוח שמציעה חברת ניהול הנכסים שאתם שוקלים לשכור. 

לסיכום, חברת ניהול ואחזקת מבנים טובה יכולה ללא ספק ליצור אווירה נעימה יותר בבניין, להבטיח את תקינות המערכות ואף להעלות את ערך הבניין לטווח הארוך.

הכותב משמש כמייסד ומנכ"ל חברת דרימפו, פלטפורמה מתקדמת לניהול ואחזקת בתים משותפים ומסחריים. 

רוצים להצטרף? לחצו כאן להשארת פרטים ושפרו את חוויית ניהול הבניין שלכם!

שאלות ותשובות נפוצות